• Conhecer o histórico de contas

A previsão orçamentária é melhor baseada nos gastos do passado do condomínio do que na adivinhação dos gastos futuros. Por isso, é essencial ter em mãos o que foi gasto nos últimos um ou dois anos, pois é exatamente isso que mostra a realidade atual em que o condomínio se encontra.

• Trabalhar lado a lado com a administradora

A empresa cuida do levantamento dos dados e para uma boa previsão orçamentária, é necessário ter conhecimento deles. Portanto, para as necessidades do próximo período, é importante que síndico e administradora trabalhem lado a lado.

• Dividir as contas e ter uma média

Para dominar as contas do condomínio é importante discriminar os gastos, para saber o que é gasto com o quê e em qual quantidade. Para ajudar nisso, o essencial é uma lista com as despesas e o valor médio que é gasto com cada uma.

Para auxiliar na construção da lista, trazemos também sugestões para o agrupamento das despesas:

Tanto de funcionários próprios quanto de terceirizados, têm que constar salários, férias, horas extras e décimos terceiros.

Como a folha representa, usualmente de 50% a 70% dos gastos mensais, ver isso tudo discriminado pode ser o momento de começar a pensar em uma portaria remota, comparar os preços dos serviços prestados e perguntar se algum colaborador pensa em se desligar da função, para já poder prever os próximos tempos.

Hora de discriminar tudo! Manutenção de portões, interfones, bombas e filtros, jardins, elevadores, dedetizações sazonais, laudos do para-raios, entre outros gastos do condomínio.

E novamente, ver tudo isso discriminado é importante para comparar o valor dos serviços prestados com o valor do mercado.

Gastos com água, energia das áreas comuns e gás. Uma das dicas aqui é cobrar essas contas por forma de rateio e à parte mensalmente, porque ajuda os moradores a se conscientizarem sobre os valores. É importante também para que essas contas não levem recursos de outras áreas, apertando o orçamento planejado.

Isenção ou pagamento do síndico e honorários e custos com a administradora são os custos discriminados aqui. São valores pequenos perto dos outros gastos mensais, mas podem ser um fator diferencial na hora de gerir tudo, atenção!

Pequenos itens do dia a dia, como sacos de lixos, uniformes, produtos de limpeza e até o cafezinho dos funcionários. A dica é contar com duas ou três fornecedores, para o critério de desempate ser o melhor preço e qualidade.

Por último, aqui entram até as despesas pequenas, como cópias, estacionamento, cartório, seguros, etc. Podem ser gastos subestimados mas que merecem atenção na hora de analisar as contas.

• Projetar os índices para o ano a seguir

Para a maior parte dos contratos, o índice de correção utilizado será o IGPM. 

Para elaborar uma boa previsão orçamentária, também é importante que se leve em conta quando é seu vencimento. “Se o contrato só será atualizado em julho, não se deve projetar o IGPM para os seis meses anteriores do mês, apenas para os seus últimos”, ensina Wellington Holanda, responsável técnico da MBM Apoio Administrativo.

Para os salários, geralmente o reajuste é acordado entre os sindicatos e a definição de quando isso acontece varia de acordo com a região.

• Levar em conta a inadimplência

Um dos maiores problemas dos condomínios no Brasil deve sim ser considerado. Não devendo ser deixada para o final, a inadimplência é algo a ser cuidada ao longo do ano, evitando que ela cresça.

• Separar benfeitoria de manutenção

Os gastos com manutenção, são de responsabilidade do morador, enquanto com benfeitorias são do dono da unidade. Portanto, na lista, os gastos ordinários é que devem estar discriminados.

Olhando para essa lista, aqui também pode ser viável que a empresa já planeje as benfeitorias para o próximo ano, para uma boa previsão orçamentária.

• Ter uma “margem”

O ideal é fazer uma previsão nem tão apertada, nem tão folgada. As contas devem fechar no fim do mês, mas é bom que tenham um respiro também, afinal, um vazamento inesperado, por exemplo, pode acontecer.

• Apresentar a previsão

É importante que para uma apresentação em Assembleia, o síndico esteja a par do que vai apresentar, para que não ceda à pressão repentina dos moradores. Aliás para que essa pressão repentina nem aconteça, os moradores podem receber a previsão antes da assembleia, para que assim, no momento, já tenham a analisado com mais atenção.

• Saber agir na insuficiência da previsão

Caso a previsão orçamentária se mostre insuficiente no decorrer do exercício, é importante rever o valor da cota e explicar aos moradores os motivos para isso estar acontecendo.

Como, seguindo as nossas dicas, as contas vão estar discriminadas, é ideal olhar onde está faltando para que esse gasto seja ajustado.

• Lidar com a desaprovação da previsão

A desaprovação dos moradores para a previsão é rara, mas pode acontecer. A dica é criar uma comissão de finanças por parte deles para que apresentem uma nova previsão em um período de tempo. É importante que ao mostrar a previsão, o síndico explique muito bem as condições a que o condomínio está submetido no próximo ano, para que assim os moradores compreendam os valores.

• Não cometer erros, como:

Fazer uma previsão enxuta

Cair na tentação e pressão exercida por outros condôminos e não reflitir a realidade da previsão orçamentária

Não levar em conta a inadimplência do condomínio

Não comparar o histórico mês a mês dos grupos de gastos do condomínio

Cair na tentação de usar o Fundo de Reserva quando as contas do mês não fecharem sozinhas

Não chamar uma assembleia quando perceber que a taxa ordinária precisará ser reajustada ao longo do ano