O síndico exerce uma função fundamental no condomínio. Além de garantir o bem-estar de todos os moradores, ele ainda é responsável pela segurança e pela administração das contas e manutenções do empreendimento. Mas, é importante que você, síndico, saiba que estas competências são exigidas por lei e que qualquer descumprimento legal, incorre na penalização do síndico. Por isso, é importante ter um planejamento bem feito para ajudar você a administrar com excelência.

Para isso, você vai precisar de um plano de ação voltado especificamente para as necessidades do seu condomínio. Mas, afinal o que é um plano de ação? Como seu próprio nome já diz, é um projeto onde estão todas as informações necessárias para chegar a determinado objetivo, levando em consideração tudo que será necessário para concretizá-lo, como ferramentas, recursos financeiros, físicos e humanos. Ele é extremamente útil para conseguir decidir qual direção seguir mesmo antes de agir, o que permite a correção antecipada de eventuais problemas e, assim, garante mais clareza e segurança na sua administração.

No condomínio, o principal benefício é que ele permite traçar estratégias de curto prazo, mas também pode ser usado como base para criação do seu plano estratégico, que vai permear todo o período da sua gestão. Com ele, você será capaz de seguir uma sequência de tarefas claras e pensadas previamente, o que torna a realização dos seus objetivos muito mais rápida e prática.

O primeiro passo para montar o plano de ação do seu condomínio é fazer um bom diagnóstico, ou seja, analisar minuciosamente todas as necessidades do edifício, sejam elas estruturais ou ainda voltadas à melhor convivência entre os condôminos. Comece ouvindo quem faz parte do dia a dia, sobre o que é possível melhorar. Em seguida, pegue o papel e uma caneta e anote todos os reparos necessários, como: troca de telhas, pinturas nas áreas comuns, limpeza da caixa d’agua, manutenções elétricas, entre outras que acontecem com frequência no condomínio.

Depois de fazer o diagnóstico é hora de começar a analisar sua necessidade de execução e os principais problemas que surgem dessa necessidade não atendida. Assim, você conseguirá priorizar seus objetivos e estabelecer metas, que nada mais são do que pequenas tarefas necessárias para a resolução do problema, seja uma obra, uma manutenção, ou a implantação de novos serviços. Estabeleça também o tempo necessário para realizar cada uma delas.

Não esqueça: Para o plano de ação dar certo é preciso que ele ande lado a lado do planejamento financeiro. Apenas dessa forma é possível executar as metas com segurança.

Depois de analisar quais recursos serão necessários para a conclusão dos objetivos, é hora de começar a montar o cronograma de ações, que deve conter o tempo necessário até a conclusão e todos os recursos envolvidos no processo como mão de obra capacitada, disponibilidade dos funcionários do condomínio, e contratação de empresas prestadoras de serviços.

Por último, faça a avaliação de tudo que diagnosticou, como a contratação da empresa, os materiais utilizados, as formas de pagamento, e tudo que esteja relacionado com o seu objetivo inicial. Esta avaliação é que vai permitir a correção de eventuais falhas e imprevistos. Por que isso é importante? Simples! Quanto maior a experiência, menor a chance de você errar no futuro, principalmente se souber onde errou e onde acertou.

Vamos recapitular? O plano de ação é composto por 4 fases:

• Diagnóstico: fase onde se estabelece a situação real do condomínio, por meio de uma análise minuciosa das necessidades e o que será necessário para a realização;
• Metas: fase onde se define os objetivos principais e o tempo necessário para a conclusão;
• Implementação: fase onde se define as metas a serem executadas, as estratégias de execução e a atuação dos recursos financeiros, humanos e físicos necessários;
• Avaliação dos Resultados: fase onde se analisa o caminho percorrido até a conclusão do objetivo, identificando acertos e possíveis falhas.

Simples, não é mesmo? Então, síndico, mãos à obra e comece agora mesmo o seu diagnóstico!